La acumulación de datos sobre el ROI de la colaboración la ha convertido en un elemento central de la estrategia comercial, en lugar de la palabra de moda junto a las caras sonrientes en la página web «Acerca de nosotros» de la empresa.
Es difícil precisar cuándo la colaboración se volvió tan ruidosa. Pero al igual que la lluvia de ideas , que fue nombrada y promovida por Alex Osborn en la agencia de publicidad BBDO en la década de 1950, es un término que todos usan pero no todos entienden. A veces, cuando las personas hablan de «colaboración», en realidad quieren decir «cooperación». ¿Cuál es la distinción? Es la diferencia entre “nosotros trabajamos” y “yo trabajo”. Colaboras con un compañero músico para co-crear y lanzar una nueva canción juntos. Coopera con un inspector de construcción de la ciudad que necesita firmar su permiso de construcción. Necesita el permiso y el inspector debe aprobarlo, pero ahí es donde termina el sentido de propósito compartido.
En el mundo laboral, la cooperación generalmente se trata de mantener a todos en su propio carril y obtener la aceptación o la aprobación de los equipos y departamentos en el momento adecuado. Pero la colaboración consiste en combinar carriles de natación. Puede haber normas y procesos de equipo involucrados, pero una buena colaboración también permite la espontaneidad y salirse de los roles definidos.
Aunque la colaboración es tan antigua como la humanidad, ha experimentado un cambio enorme en las últimas décadas, desde que la línea CC de un correo electrónico eliminó el memorando entre oficinas. Cuando comencé a mirar hacia atrás en la historia de la colaboración digital (Google lanzó la colaboración en tiempo real en documentos en línea hace unos 15 años), noté algunos cambios fundamentales. Aqui hay cuatro de ellos.
1. La mayor parte de la colaboración ocurre ahora en momentos, no en reuniones.
Al principio de mi vida laboral, hace más de una década, la reunión estructurada era el método principal para obtener comentarios y hacer avanzar los proyectos. Presentaría mi trabajo, tomaría notas y me iría con un conjunto de elementos de acción. Tal vez recibiría alguna información por correo electrónico antes o después, pero en realidad fue la reunión en la que nos sumergimos profundamente como equipo, discutimos las opciones y elegimos nuestra dirección. Con el auge de las herramientas de colaboración digital, la reunión ya no es la palanca principal que alguna vez fue. En su lugar, ahora podemos ejecutar dos flujos de trabajo de colaboración en paralelo: uno para la toma de decisiones y el debate en tiempo real, y otro para la retroalimentación asíncrona.
Cuando una firma de consultoría independiente encuestó recientemente a los usuarios de Google Workspace sobre cómo realizan su trabajo, el 92% dijo que la colaboración en tiempo real (escribir documentos y diapositivas juntos, realizar un seguimiento de un proyecto en una sala de chat o compartir comentarios a través de chat y video) se ha vuelto por defecto para sus equipos. Es importante recordar que no todos los canales y momentos de colaboración se prestan para la toma de decisiones en tiempo real. Por ejemplo, he estado en reuniones en las que 20 personas realizan ediciones menores y debaten sobre el tamaño de fuente en una presentación. Eventualmente, la tarea se completa, pero no es un buen uso del tiempo o del canal. Para que la colaboración funcione bien, necesita un conjunto integrado de herramientas que le permita adaptar su enfoque a la tarea en cuestión.
Mientras tanto, la colaboración asíncrona (personas que comparten comentarios o ideas sobre un proyecto en diferentes momentos) ha demostrado ser esencial no solo en equipos distribuidos, sino también dentro de equipos locales con diferentes horarios y preferencias de trabajo. Publicar comentarios y elementos de acción en documentos para colegas que trabajan en otros hemisferios o tienen tareas de cuidado de niños por las tardes significa que la velocidad de ejecución de un proyecto ya no depende de la alineación de calendarios. A medida que muchos de nosotros nos dirigimos a una combinación híbrida de horarios de trabajo en el hogar y en la oficina, este tipo de colaboración desempeñará un papel aún más importante.
Todos estos momentos de colaboración han reducido la carga de tener que coordinar reuniones con grupos grandes. Cuando las partes interesadas revisan los materiales del proyecto juntos en una reunión virtual, física o híbrida, gran parte de la colaboración y la alineación ya se han producido.
2. Los colaboradores solían buscar buenos datos e información. Ahora se trata de ellos.
En los primeros días del almacenamiento de datos, podía encontrar datos útiles para informar el proceso de colaboración, pero no era fácil. Podría pararse en el cubo de un administrador de base de datos y sobornarlo con su pastel favorito para que ejecute el informe que necesita. O podría inducir una migraña revisando un informe comercial semanal o trimestral para encontrar esa información útil.
Tener los datos correctos disponibles en el momento adecuado ofrece enormes beneficios. Por ejemplo, tal vez sus equipos de atención al cliente deseen obtener información del historial completo de puntajes de satisfacción del cliente o acceder a paneles y alertas en tiempo real para mejorar la experiencia del cliente. Las herramientas actuales pueden entregar datos donde y cuando se necesitan para que no tenga que esperar semanas, días o incluso minutos para obtener información.
Ahora nos encontramos en una situación en la que, con las herramientas adecuadas, la colaboración puede ser impulsada por datos en momentos clave del proceso. Si está trabajando en las Hojas conectadas de Google, por ejemplo, puede acceder a miles de millones de filas de datos seguros y actuales de su empresa sin saber nada sobre cómo formular una consulta SQL. O tal vez te estás conectando a un conjunto de datos públicos, como los datos de tráfico de tu ciudad, para colaborar en el establecimiento de un nuevo carril bici. De repente, estos datos ya no están solo en manos de especialistas en datos. Está integrado en las propias herramientas de colaboración.
3. Las mejores herramientas de colaboración están un par de pasos por delante.
Las herramientas de colaboración también nos ayudan a llenar otros vacíos de información, como los de nuestra propia memoria. La colaboración solo funciona cuando todas las personas, las conversaciones y el contenido correctos están conectados y, seamos realistas, no somos perfectos para recordar quién debe incluirse. Obtener empujones para incluir la dirección de correo electrónico de un colega en una invitación a una reunión o en un comentario de un documento puede ayudar a mantener los engranajes en marcha (y también a mantener involucradas a todas las personas adecuadas).
Además, si Gmail no me empujara a responder a los correos electrónicos más antiguos, admitiré que no habrían sido respondidos, lo que irritaría a mis colegas. Y con herramientas como Quick Access en Drive, que utiliza el aprendizaje automático para predecir de forma inteligente los archivos que necesito antes de que haya escrito nada, me llaman la atención las cosas que pueden haber pasado por alto (como un documento que debería haber revisado un hace un dia).
Los avisos y recordatorios inteligentes como estos me hacen sentir que tengo un asistente personal que está tratando de ayudarme a ser mejor en mi trabajo y en la forma en que trabajo con otras personas. A medida que las herramientas de colaboración continúen evolucionando, veremos este tipo de ayuda infundida en el proceso en todo momento.
4. Crear una cultura de colaboración solía ser el lenguaje de recursos humanos. Ahora es una estrategia de negocios.
Nuestra fascinación por maximizar la productividad en el lugar de trabajo no es nada nuevo; tomemos, por ejemplo, los Estudios Hawthorne realizados entre 1928 y 1932 en Cicero, Illinois. Pero obviamente, hablar de colaboración y habilitarla son dos cosas diferentes. Hoy en día, casi todos los sitios web corporativos incluyen alguna versión de trabajo en equipo o colaboración en su declaración de misión. Nadie escribe en una web corporativa: “estamos en contra del trabajo en equipo”. Pero si estos ideales no están respaldados con las herramientas y la cultura adecuadas, son clichés vacíos.
Cuando me reúno con clientes actuales y potenciales de Google, a menudo digo que si quieren comprender su cultura, deben observar las herramientas que utilizan sus empleados. Si sus herramientas están atascadas en el modelo de cooperación (en silos, individual, discreto), en lugar del modelo de colaboración (multifuncional, colectivo, conectado), entonces esas empresas están construyendo o manteniendo una cultura de pasar la batuta, en lugar de una de colaboración. Y es la colaboración lo que genera innovación y ofrece un valor comercial tangible. Es más difícil de hacer, pero vale la pena.
Hoy en día, casi todos los sitios web corporativos incluyen alguna versión de trabajo en equipo o colaboración en su declaración de misión. Nadie escribe en una web corporativa: “estamos en contra del trabajo en equipo”. Pero si estos ideales no están respaldados con las herramientas y la cultura adecuadas, son clichés vacíos.
La investigación sobre el impacto comercial de la colaboración está creciendo rápidamente. Un estudio de Stanford de 1100 empresas encontró que aquellas organizaciones que promueven la colaboración entre sus empleados tenían cinco veces más probabilidades de tener un alto rendimiento. Otra investigación muestra que las empresas con una estrategia de colaboración tenían el doble de probabilidades de superar a sus competidores, mientras que sus empleados colaboradores vieron ganancias en eficiencia, calidad del trabajo, innovación y satisfacción laboral general.
Estos datos crecientes sobre el ROI de la colaboración lo han convertido en un elemento central de la estrategia comercial, en lugar de la palabra de moda junto a las caras sonrientes en la página web Acerca de nosotros de la empresa . Cuando las organizaciones evalúan las herramientas de colaboración, ya no solo piensan en cómo ayudar a sus equipos a conectarse y romper los silos entre departamentos. Están pensando en cómo acelerar la innovación impulsando la colaboración en todo momento.
